それぞれの業務にサブ担当者はいますか?

質問53:

それぞれの業務にサブ担当者はいますか?


解説:

仕事の用件である会社に電話したとき、「担当者が不在でわかりません」と言われることがたまにあります。ちょっと席を外しているだけならまだしも、長期出張していたり休んでいたりすると、出社してくるまで何日も済ませられなかったりします。

担当者がいなくても、同僚の誰かが事態を把握していれば、代わりに用件を済ませられるはずです。逆にいえば、そういうサポート体制が整っていないために、担当者は一人で仕事を抱えていることになります。自分がいなければ何も進まないという状況は、本人とって相当なプレッシャーではないでしょうか。

特に責任感の強い人ほど、自分を追い込んでしまいがちです。その挙句、何かトラブルを起こしても誰にも相談できず、例えばクレーム電話に一人で対応せざるを得ないとなるとかなり辛いでしょう。

この状況を打開するには、一つの仕事に少なとも二人、三人の担当者がつくような体制を、チームとして整えることです。それはちょうど、病院の看護師さんのイメージです。いくら重篤な患者を担当しても、もちろん二十四時間付きっきりで世話をするわけではありません。聞くところによると、必要事項や注意事項を紙に簡潔に書いて、交代の際に明確な引き継を行っているということです。一歩間違えると生命に関わるという厳しい職場だからこそ、何人かが連動して何人もの患者の面倒をみているのです。

これは一般の職場でも参考になると思います。時間単位で引き継ぐ仕事ではなくても、一人が担当している仕事を周囲の人間も把握する体制をつくる。それはミーティング等で日々確認してもいいし、長く席を外すときに伝言を残す形でもいいでしょう。

お互いにすべての状況を把握することは難しいでしょうが、どんな業務にも二人ぐらいの「サブ担当者」がいるような感じになれば心強いはずです。その役割を上司が担うというのも一つの考え方ですが、それでは上司がパンクしてしまいかねません。同僚同志でシェアするほうが確実でしょう。個々人にとっては兼務が増えることになりますが、状況に応じて相談したり報告したりする同僚が近くにいるだけで、気持ちはずいぶん楽になるものです。

しかもこれは、対外的なイメージも向上させます。担当者の不在時に電話がかかってきたとき、同僚が「状況は把握しています」と対応できたとしたら、かけてきた人間はかなり助かります。「社内の連携がうまくいっているな」という印象を抱くに違いありません。それは会社に対する評判だけでなく、担当者個人に対する信頼も高めることになります。

参考図書:学習する組織(ピーター・M・センゲ)、人はチームで磨かれる(齋藤孝)


やる気の問題を解決!従業員20名までの会社御用達の社労士事務所
労使の橋渡し役 斎藤社労士事務所
生産性を上げ、離職率を下げるチームづくりを応援します!

離職率の改善、生産性の向上、労働問題の抑止、職場の良好な人間関係、やる気・モチベーション、職場のコミュニケーションなどの問題は承認で解決します。まずはこちらの無料動画をお受け取りください。
https://saitoh-jimusyo.com/offer/

コツコツ学びたい方はメルマガから!
http://www.mag2.com/m/0001693948.html

関連記事